রেকর্ড কিপিং এর ৬ টি টিপস

ব্লগিং করতে করতে অনেকেই সাইটের মালিক হয়েছে (যেমন- আমি)। আবার নিজেই একটি প্রতিষ্ঠান হয়ে গেছে অনলাইনে ফ্রিলান্স বা আউট সোর্সিং কাজ করতে করতে। নিজের কাজগুলোকে গুছিয়ে রাখা জরুরী। প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট সঠিক সময়ে না পেলে বিশাল ঝামেলা পোহাতে হতে পারে। তাই রেকর্ড কিপিং এর কয়েকটি টিপস বর্ণনা করছি।

অনলাইন টুল ব্যবহার

অনলাইন টুল অনেক ঝামেলা থেকে বাচিয়ে দিতে পারে। কিছু ফরমেটকে ফর্ম আকারে সাইট বানিয়ে নিলে তা আপডেট করলে অনেক ঝামেলা থেকে বাচা যায়।

ফাইল কেবিনেট ব্যবহার

আপনি যতই অনলাইন বা সফট কপি সংগ্রহে রাখেন না কেন আপনাকে অবশ্যই হার্ডকপি সংগ্রহে রাখতে হবে। আনভয়েজ, চালান,অর্ডারশীট ইত্যাদির জন্য আলাদা অলাদা ফাইল মেইনটেইন করতে পারেন।

ফাইল ও ফোল্ডার সহজিকরন

ফাইলে (হার্ড কপি) সহজ ও সাদাসিদা ভাবটাই ভাল। ফোল্ডারে সহজ নাম দিন। যেমন-‘Contracts,’ ‘Taxes,’ ‘Bills’ ইত্যাদি।

সময় ভাগ করে নেওয়া

অনেক সময় নিজের ফাইলগুলোকে গুছিয়ে নিতে সময় পাওয়া যায় না। সেক্ষেত্রে কাজের পরিধি অনুসারে দিনে বা সপ্তাহে বা মাসে একটি সময় করে নিবেন যাতে ফাইলগুলো গুছিয়ে নেয়া যায়।

নিজে না পারলে অন্যকে দিয়ে করিয়ে নেয়া

নিজে এ কাজগুলোকে করতে না পারলে একজন সহকারী (পার্ট টাইম বা ফুলটাইম) নিয়োগ দিতে পারেন। এবং তাকে কিছু কাজ শিখিয়ে কাজে লাগাতে পারেন।

যথা সম্ভব ব্যাকআপর ব্যাকআপ রাখা

যথাসম্ভব আপনার কাজের সফট কপির ব্যাকআপ রাখুন। হার্ড কপিগুলোর ফটোকপি রাখুন।